Ich persönlich halte To-Do-Listen für etwas ganz schön Sinnvolles! … Wenn wir sie nicht immer zu ambitioniert füllen würden!

To-Do-Listen können ganz schnell zu einem sehr unangenehmen Anhängsel werden, das von Woche zu Woche mehr an einem zu kleben zu scheint, wenn

1. Zu viele Aufgaben für einen bestimmten Zeitraum aufgeschrieben werden

Wie viele Aufgaben kann ich wirklich in einem bestimmten Zeitraum erfüllen? Meist stopfen wir zu viele Aufgaben in einen zu knappen Zeitrahmen. Wie man zu realistischen Zeiteinschätzungen kommt? Beobachten und notieren Sie über einen gewissen Zeitraum Ihre Aufgaben und den dafür benötigten Zeitaufwand. Sie werden feststellen, dass Sie oft die doppelte Zeit von dem benötigen, was Sie “mal ganz schnell” erledigen wollten! Das hilft übrigens auch langfristig, um Kundenprojekte sinnvoll zu kalkulieren. Außerdem berechnen wir Störungen nie mit ein, und davon gibt es leider ziemlich viele: Telefonanrufe, Kollegen, Familie, … Kaffeepause.

2. Prioritäten werden nicht oder falsch gesetzt

Die Aufgaben werden der Reihenfolge nach abgearbeitet ohne darauf zu achten, welche wirklich wichtig (und nicht dringend!) sind. Warum es so wichtig ist, zwischen DRINGEND und WICHTIG zu unterscheiden, dazu habe ich schon einmal einen ausführlichen Blogbeitrag – von Zeitmanagement zur Zeitintelligenz – geschrieben.

Und da sind wir schon beim eigentlichen Thema dieses Beitrags – nämlich dem Fokussieren.

Das ist meiner Erfahrung nach das Um- und Auf im kreativ, intuitiven Unternehmertum. Zu viele Ablenkungen und scheinbare Notwendigkeiten halten oft von dem ab, was uns wirklich wichtig ist, Freude macht und uns vorwärts bringt!

Eine Möglichkeit zu Fokussieren ist die Not-To-Do Liste.

Anstatt – zu ambitionierte – To-Do-Listen zu füllen, ist es ab und zu gut, sich zu überlegen, was man NICHT tun will und sollte! Diese Liste muss nicht jede Woche erneuert werden. Lieber einmal überlegt und dann an einem Ort anbringen, wo man sie das ganze Jahr gut sehen kann!

Auf eine Not-To-Do-Liste gehören hauptsächlich Aufgaben, die viel Zeit rauben und für das Erreichen der eigentlichen Ziele nicht viel bringen. Wie Sie diese Aufgaben herausfiltern können? Zum Beispiel mit der Zeitzielscheibe, die ich im Blog hier beschrieben habe.

Auf meine Not-To-Do Liste gehören derzeit:

  • Keine Termine in der Mittagspause (das stresst mich einfach jedes Mal über alle Maßen und nimmt mir mein ganzes Erholungspotenzial für den Nachmittag!)
  • Kundin X loswerden, die mich schon zum dritten Mal zu einem unverbindlichen Erstgespräch treffen will. Der Aufwand steht in keinem Verhältnis zum Ertrag. (Ich könnte meinen Kundenstock auf diese Frage hin sowieso mal generell überprüfen …?!)
  • Meetings reduzieren: Im Vorfeld klären, ob ein Meeting notwendig ist, und wenn ja, dann Ziel und Zeitrahmen im Vorfeld festlegen.

Fühlt sich schon mal ganz gut an. Mehr Zeit für Spaziergänge in der Sonne um den Kopf frei zu bekommen.

Und was schreiben Sie heute auf Ihre Not-To-Do Liste?

Foto: Pixabay

Miss Bizzy

Alexandra Abbrederis-Simpson. Gründerin und Autorin "Miss Bizzy-Prinzip". Meine Mission ist es, kreative & intuitive Köpfe zu inspirieren, ihre Projekte und Ideen umzusetzen.

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